Je veľa situácií, v ktorých používame poistky, certifikáty, certifikáty. Preto, aby mali po ruke potrebné papiere, sú ľudia nútení uchovávať doklady doma. Ale ako to urobiť správne, aby sa nič nestratilo ani nepokazilo?

Aké dokumenty si mám ponechať?

Každý moderný človek má veľa papierov na všetky príležitosti. Ale nie každý z nich stojí za to uchovávať.

Poďme si vymenovať dokumenty, ktoré musíte mať doma:

  • Zoznam otvárajú pasy a iné rodinné dokumenty. Napríklad závety, vysvedčenia.
  • Certifikáty, splnomocnenia, účtenky a iné veci súvisiace s nehnuteľnosťami a dopravou.
  • Diplomy, vysvedčenia, vysvedčenia potvrdzujúce vzdelanie.
  • Papier týkajúci sa odborných činností: pracovné záznamy, dohody, zmluvy.
  • Výsledky prieskumu, lekárske zásady a karty.
  • Záručné listy, šeky na domáce spotrebiče a nábytok.
  • Daňové doklady.

Samostatne si môžete vybrať elektronické dokumenty alebo len údaje v digitálnom formáte. Spravidla zodpovedajú jednému z vyššie uvedených bodov a tiež podliehajú skladovaniu.

Ako dlho by sa mali papiere uchovávať?

Dokumenty je možné rozdeliť podľa času uchovávania. Závisí to od doby platnosti každej konkrétnej kôry.

  • Natrvalo. Takéto papiere by mali byť vždy po ruke. Sú to sobášne listy, rodné listy, diplomy potvrdzujúce vzdelanie, zdravotné údaje, notárom overené informácie, závety, dôchodkové listy.
  • Dlhodobé. Doklady na nehnuteľnosť, auto a drahé veci. Ich súčasťou sú aj odborné práce. Tu môžete definovať aj šeky, účtenky. Toto je niečo, čo je uložené dostatočne dlho a zostáva relevantné počas určitého časového obdobia.
  • Krátkodobé. Informácie o službách lekárov, právnikov, učiteľov sa odporúča uchovávať tri roky. Zmluvy a vyhlásenia o verejných službách predpokladajú rovnaké obdobie.
  • Zbytočné. Nepotrebné vzdelávacie, informačné materiály, návody na dôkladne naštudované veci, výplatné hárky a pod., môžete ihneď vyhodiť

Samostatne môžu byť zaznamenané nepovinné dokumenty, ktoré však majú pre ich majiteľa veľký význam. Patria sem osobné denníky, poznámky, fotografie a iné pamätné predmety. Väčšinou sa takéto veci aj dlho skladujú.

Následne je vhodné vyhodiť všetko, čo sa momentálne nepoužíva a v budúcnosti nemôže byť užitočné. Aby ste si udržali poriadok, musíte svoje „koše“ pravidelne čistiť a zbavovať sa nahromadeného odpadu a zároveň triediť naozaj dôležité dokumenty.

Tipy na skladovanie základných papierov

Väčšina domácností má spravidla papier ako štandard.

    Najprv sú dokumenty zoradené podľa smeru: domov, práca, lekárstvo a iné.
  1. Potom sa uložia do podpísaných priečinkov, ktoré vás v papieroch určite nenechajú zmiasť.
  2. Výsledné sady sú umiestnené v samostatnej krabici alebo vrecku. Mimochodom, pre pohodlie sa vo vnútri „kontajnera“ často vyrábajú oddiely, aby sa zabránilo miešaniu priečinkov. Zároveň sa musíte uistiť, že úložný priestor je pre deti a zvieratá neprístupný, ale umiestnený vhodne na použitie.

Často používané osobné doklady je dobré uchovávať oddelene. Pas, zdravotný preukaz, DIČ a dôchodkový preukaz sa zmestia do plastových vrecúšok uzavretých posúvačom. Takéto obaly sú vzduchotesné a udržujú obsah v dokonalom poriadku, zabraňujú napríklad jeho navlhnutiu.Zároveň by mali byť dokumenty týkajúce sa zdravia uchovávané čo najprístupnejšie – aby sa nestrácal čas, ak sú naliehavo potrebné.

Je dobré mať doma vždy fotokópie dôležitých dokumentov. Sú všelijaké prípady a takáto rezerva vie pomôcť v nepredvídanej situácii.

Najmä dôležité dokumenty môžu byť uložené v trezore. Moderný trh ponúka veľký výber úložného priestoru, takže každý kupujúci si môže vybrať niečo vhodné pre seba. Len dokumenty je lepšie uchovávať v trezore, nie v plastových priečinkoch - v prípade požiaru sa materiál, z ktorého sa skladajú, sa topí rýchlejšie ako papier.

Netriviálne spôsoby ukladania dokumentov

Zdá sa vám to nudné? Žiaden problém! Existujú zaujímavejšie a pohodlnejšie spôsoby skladovania papierov.

    • Organizačná tabuľa. Existuje veľa možností pre takéto zariadenie. Vo svojej najjednoduchšej podobe je to panel, ku ktorému sú gombíky pripevnené papiere. V zložitejších verziách môže mať tabuľa malé zásuvky a závesy.
    • Mini komoda. Je úplne rovnaká ako bežná komoda, no oveľa menšia. Je veľmi pohodlné v ňom ukladať dokumenty. Keď sú roztriedené do rôznych priehradiek, nikdy sa nestratia! Zásuvky v komode môžu mať rôzne veľkosti: malé - na malé papieriky, veľké - na výkresy.

    • Závesná krabica. Stačí malá škatuľka alebo košík pripevnený k stene ako poštová schránka. V takejto veci, ktorá sa nachádza na chodbe, je vhodné uložiť donesené listy a účtenky.

    • Vrecko na obálku. Podobne ako v predchádzajúcej verzii, ale nie je to krabica, ale obálka. Môžete ho pripevniť na stôl, chladničku, skrinku. Umožňuje uložiť dočasne potrebné dokumenty bez toho, aby zaberali cenné miesto.

    • Odpadkový kôš. Nie, nie smeti - špeciálne, na skladovanie. Umiestňuje sa na stôl alebo do skrinky, môže mať niekoľko priehradiek. Jednoduchý, lacný, ale efektívny spôsob ukladania dokumentov.

    • Často používané papiere môžete mať v kufríku. Má rúčku na prenášanie. Je navrhnutý tak, aby dokumenty v ňom neboli pokrčené. Zvyčajne je určený pre papier formátu A4.Ak je to potrebné, aby ste nestrácali čas hľadaním potrebnej kôry, môžete jednoducho chytiť priečinok na aktovku a behať.

Používajte digitálne technológie

Návody na lieky, prístroje a kancelárske vybavenie zaberajú veľa miesta. Oveľa jednoduchšie je uložiť ich elektronicky. Ak to chcete urobiť, musíte nájsť rovnaké informácie na internete a porovnať ich s tými, ktoré sú k dispozícii na materiálnom zdroji, aby ste sa uistili o totožnosti. Návod si môžete jednoducho odfotiť a uložiť do priečinka v počítači. Stačí si vybrať posledný, aby ste ho náhodou neodstránili. Ďalšiu kópiu výsledných súborov je lepšie zapísať na externé médium, napríklad na pamäťovú kartu, alebo ju poslať do cloudového úložiska.

Pre každý prípad môžete naskenovať zvyšok dokumentov. Potom by ste sa však mali postarať o zabezpečenie elektronického systému pred možným útokom hackerov. Nikto nemá rád únik osobných údajov na internet.

Mimochodom, používanie počítača alebo mobilného telefónu je vhodné na sledovanie dátumov spotreby papiera. Stačí zadať potrebné dátumy do „kalendára“, aby vás elektronické zariadenie upozornilo na koniec obdobia relevantnosti konkrétnej kôry. Potom už zostáva len zbaviť sa zbytočného papiera.

Hlavné pravidlo pre ukladanie dokumentov doma znie možno jednoducho: starostlivá a pravidelná práca s domácimi papiermi je zárukou, že sa potrebný dokument nestratí v najdôležitejšej chvíli.

Nie všetky dokumenty sa oplatí uchovávať. Ale je veľa papierov, ktoré by mal mať každý z nás pri sebe. Musíte ich držať na bezpečných a odľahlých, ale pomerne ľahko dostupných miestach. Môžete si robiť elektronické a bežné kópie dokumentov - pravdepodobne sa vám budú hodiť. V každom prípade starostlivé skladovanie a starostlivé triedenie papierov pomôže zachovať ich neporušené.

Kategórie:

Úložisko