Ako ukázali štúdie, človek stratí kvôli poruche asi hodinu svojho času denne – tento motivujúci „hororový príbeh“ ste už určite počuli viackrát. Nehovoriac o tom, že chaos vám jednoducho lezie na nervy: všetko sa zdá byť na dosah ruky, no neustále musíte niečo hľadať. Udržiavanie čistoty na pracovisku je naozaj dôležité, ale nie také jednoduché, ako to znie. Úloha sa zdá byť jednoduchá, no poslanie nezvládli ani veľké firmy, ktorých manažment je posadnutý poriadkom a je pripravený do toho investovať nemalé peniaze.

Ciele

Skôr ako začnete krotiť chaos, ktorý ste vytvorili, odpovedzte si na jednoduchú otázku: prečo? Čo chceš dosiahnuť ako výsledok?

Túto myšlienku dokonale sformulovala Marie Kondo: „Účelom čistenia je vrátiť sa do prirodzeného pokojného stavu.“

Upratujeme nie kvôli čistote, ale kvôli vnútornej harmónii. Na pracovisku by mal byť človek pokojný a pohodlný. Čo potrebuješ?

  • Vyčistite informačný priestor.

Zamestnanci kancelárie majú tendenciu pracovať s informáciami. Čím väčší a rozmanitejší je tok informácií, tým ťažšie je pre človeka splniť zadanú úlohu. Preto nechať všetky pracovné dokumenty na očiach alebo ovešať monitor množstvom nálepiek s pripomienkami je neúspešná taktika. To isté platí pre kontextové upozornenia z okamžitých správ alebo e-mailu.

  • Neprítomnosť vecí, ktoré narúšajú koncentráciu alebo obmedzujú pohyb.

Po prvé, na prácu potrebujete voľné pracovné pole. Ak sa pri podpise dokumentu A4 musíte scvrknúť do klbka a lakťom odstrčiť prekážajúce predmety, potom je potrebné vaše pracovisko reorganizovať.

Po druhé, personál by nemal zasahovať do pracovníka. Rámy s rodinnými fotografiami a suvenírmi prinesenými z dovolenky vám neumožňujú plne sa sústrediť – to je fakt. Aj keď si to nevšimneme, mozog stále zachytáva obrázky a míňa prostriedky na ich spracovanie, pretože rodina a rekreácia sú pojmy z kategórie „Dôležité“.

Kde začať?

Ak len preusporiadate položky na pracovnej ploche a pokúsite sa ich efektívne zoskupiť, určite prídete o tú notoricky známu hodinu. Musíš konať inak.

Úlohou je úplne uvoľniť a vyčistiť pracovisko. Vaše ciele:

  • čistota predmetov;
  • vizuálna čistota;
  • čistota informačného poľa.

To znamená, že najprv musíte zo stola a z nočného stolíka odstrániť úplne všetko. Ulož veci do veľkej krabice, na stoličku, vedľa stola.

Teraz vezmite vlhkú handričku alebo špeciálne utierky a starostlivo utrite monitor, klávesnicu, myš, dosku, nočný stolík (zvnútra aj zvonku).

Odporúčané: Ako umývať podložku pod myš

Nezabudnite k nemu postaviť smetný kôš - všetko, čo nepotrebujete, do neho v prípravnom štádiu poletí.

Daj všetko na svoje miesto

V prvom rade vrátime na stôl monitor, klávesnicu a myš. Umiestnite ich tak, aby bola obrazovka vzdialená 45-50 cm od očí a vstupné zariadenia by vás nemali prinútiť zohnúť sa.

Teraz je čas zastaviť sa a zamyslieť sa. Čo ešte potrebuješ k práci?

  • Kancelária. Ak máte 10 guľôčkových pier, jedno si nechajte. Pár ceruziek a strúhadlo? Naostrite jednu ceruzku a vložte orezávatko do zásuvky nočného stolíka. guma? Ak ju potrebujete, jej miesto je vedľa ceruzky. Jedným slovom nechajte na stole všetky písacie potreby, ktoré používate každý deň, ale v jednej kópii. Môžu to byť nožnice, korekčná tekutina, farebné fixky, sponky. Vložte ich do pohára alebo organizéra a zvyšok do peračníka alebo krabičky. S ďalšími položkami sa budeme zaoberať neskôr.
  • Nástroje. Zariadenia, ktoré zaberajú veľa miesta, by ste nemali skladovať na stole. Dierovač a pečiatky s najväčšou pravdepodobnosťou nepoužívate každú hodinu - môžete si ich nechať na nočnom stolíku. Malá zošívačka ale neuškodí – necháme ju v stolnom organizéri. Miesto pre kalkulačku určujeme s prihliadnutím na povahu práce: ak sa neustále používa, potom sa oplatí ponechať si ju na pracovnej ploche.
  • Telefón. Samozrejme, v blízkosti by mal byť komunikačný prostriedok. Ak je telefón pevnou linkou, umiestnite ho tak, aby sa pri zdvihnutí slúchadla kábel nedotýkal iných predmetov.
  • Denník, vetroň. Časopis s pracovným plánom býva umiestnený v ľavom rohu stola - nebude tam prekážať, ale bude vždy po ruke.
  • Lampa. Ak potrebujete stolnú lampu, usporiadajte ju podľa svojich vlastností (pre pravákov - vľavo, pre ľavákov - vpravo). Nepripájaj na ňu nepotrebné veci!

Potom ostáva riešiť skladovanie pracovných materiálov - a dať veci do poriadku na stôl možno považovať za ukončené.

Reorganizácia nočného stolíka

V kancelárskom nočnom stolíku sú zvyčajne tri zásuvky. Každý z nich by mal slúžiť na uloženie určitej kategórie položiek.

Horná zásuvka je to, čo používame viac ako raz týždenne. Môžu to byť:

  • tlač,
  • dierovač,
  • nožnice,
  • orezávatko,
  • nálepky,
  • obrúsky na vybavenie kancelárie,
  • sponky.

Stredná zásuvka - náhradné materiály a málo používané:

  • nové písacie potreby "v zálohe" - zápisníky, nálepky, papiere atď.;
  • náhradné perá, ceruzky a fixky, ktoré ste zmietli zo stola.

Pri vypĺňaní druhého políčka sa budete musieť vysporiadať s tými položkami, ktoré ste v predchádzajúcej fáze nenašli na stole:

    Vyhoďte všetky zaschnuté perá a fixky, "štuplíky" ceruziek, počmárané papiere a špinavé gumy - určite sa vám už nebudú hodiť.
  1. Použiteľné písacie potreby vložte do peračníka alebo malej krabičky (to je dôležité!) a pošlite do prostrednej škatuľky.

Spodná zásuvka - súkromná:

  • papierové vreckovky;
  • vlhké obrúsky;
  • čaj, káva, cukor;
  • hrnček;
  • drogy;
  • kozmetika.

V súvislosti s hrnčekom sa môže strhnúť búrka rozhorčenia: len málo ľudí je pripravených zniesť jeho neprítomnosť na stole. No ak vám to neprekáža, majte ho poruke, no nezabúdajte ho udržiavať čisté.

Parse papers

Cielenie na noviny je klzká téma, pretože tu je ťažké dávať všeobecné rady. Všetko závisí od toho, ako funguje vaša práca.

Pri triedení papierov si treba pamätať hlavne na to, že vaším cieľom je zefektívniť vaše pracovné postupy.

Tri najlepšie tipy pre takmer každého:

  • Kúpte si organizér pre svoje potreby. Dokumenty je v každom prípade potrebné rozdeliť do skupín. Napríklad také, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, nie súrne, ohlasovacie, archívne a tie, ktoré treba niekam poslať.
  • Ukladajte dokumenty zvisle, nie v stohoch. Najlepšie je použiť viacfarebné priečinky a usporiadať ich do vertikálneho organizéra sekcií tak, aby boli viditeľné "chrbty" .
  • Nastavte si „náraznícku zónu“. Keď niečo organizujete, je ťažké sa zaobísť bez priečinka „Rôzne“. Zaobstarajte si škatuľu, košík alebo škatuľu, kam padnú všetky papiere či predmety, na ktoré ste doteraz neprišli. A urobte si pravidlo: rozoberte túto krabicu raz za deň alebo raz za týždeň.

Nový počítač

Nezabudnite, že máte ďalšiu plochu – na obrazovke monitora.

  • Vytvorte viacero priečinkov a usporiadajte elektronické dokumenty rovnakým spôsobom ako papierové. Nezabudnite si vytvoriť priečinok "buffer" .
  • Odstráňte skratky z pracovnej plochy pre programy, ktoré nepoužívate.
  • Ak je vaša tapeta osobná fotografia, už viete, že je to zlý nápad. Vyberte si niečo neutrálne, bez žiarivých farieb, výrazného kontrastu a spleť tvarov.
  • Zatvorte nepotrebné karty prehliadača.

Nepreháňaj to

Keď sa ponoríme do procesu obnovy poriadku, nemali by sme zabúdať, že fanatický prístup k tejto otázke sa nikdy neospravedlnil. Spoločnosti, v ktorých manažment prísne dohliada na „sterilnú“ čistotu pracovísk a absenciu osobných vecí na stoloch zamestnancov, nevykazujú pôsobivé výsledky. Naopak, zavedením takýchto zákaziek klesá produktivita kancelárskych pracovníkov asi o 15%.

Psychológovia odporúčajú nájsť si v pracovnom priestore miesto pre predmety, ktoré na vás budú pôsobiť upokojujúco. Môže to byť rastlina v malom črepníku, doska stola s motivačným nápisom, nejaká figúrka nepresýtená detailmi alebo mäkký vankúš na kancelárskej stoličke. Hlavná vec je vybrať si vec, ktorá na seba neupozorní.

Aby sa neporiadok nevrátil

Hlavným tajomstvom, ako odolať chaosu na pracovisku, je vyhodiť prebytok a nezarásť novým. Niekedy podceňujeme obrovské percento emocionálnych zdrojov, ktoré sú spojené s pripútanosťou k zbytočným veciam.

Na jednej z amerických univerzít sa uskutočnila zaujímavá štúdia. V skupine ľudí dostal každý pohár a požiadal ho, aby ho chvíľu držal v rukách. Potom bolo oznámené, že poháre budú dražené, ktorých sa zúčastnia testované osoby. Experiment ukázal, že čím dlhšie človek držal pohár v rukách, tým väčšiu sumu bol ochotný zaň zaplatiť. A to aj napriek tomu, že predtým pohár nepotreboval.

Udržiavanie poriadku by malo byť vedomým procesom. Analyzujte to, čo vidíte pred sebou, a odstráňte veci, ktoré vytvárajú chaos. Keď na konci dňa opustíte kanceláriu, rozhliadnite sa okolo svojho stola a opýtajte sa sami seba: čo mi zajtra zabráni sústrediť sa?

Kategórie:

Čistenie a čistenie